L'administration doit motiver les décisions suivantes :

• Mesure de police ou mesure restreignant l'exercice d'une liberté publique (exemple : expulsion d'un étranger)
• Décision infligeant une sanction (exemple : révocation d'un fonctionnaire)
• Octroi d'une autorisation soumise à des conditions restrictives (exemple : permis de construire soumis à des prescriptions spéciales)
• Annulation ou suppression d'une décision créatrice de droits (exemple : résiliation du contrat d'un agent non titulaire de la fonction publique)
• Prescription, forclusion ou déchéance (exemple : péremption d'un permis de construire)
• Refus d'un avantage étant un droit pour le demandeur (exemple : refus de versement d'une allocation à une personne réunissant les conditions d'obtention)
• Refus d'une autorisation sauf si la communication des motifs pourrait porter atteinte à un secret d'État
• Rejet d'un recours administratif dont la présentation est obligatoire avant tout contentieux (exemple, litige contractuel)

En cas de décision explicite, l'administration doit la motiver par écrit. Les motifs de la décision peuvent être indiqués dans un document joint (lettre d'accompagnement, rapport, avis, etc.).

La motivation doit être claire, précise et adaptée aux faits de l'affaire. Elle ne doit pas seulement mentionner la loi. Le juge administratif peut annuler une décision si elle n'est pas ou insuffisamment motivée.

La motivation doit être communiquée sans délai sauf en cas d'urgence absolue.

En cas de silence de l'administration (décision implicite de rejet), l'intéressé peut demander les motifs de la décision dans le délai de 2 mois du recours contentieux. Les motifs doivent lui être communiqués dans le mois suivant sa demande. Il s'agit par exemple d'une administration qui ne répond pas à la demande d'un étranger sollicitant un titre de séjour.