Le syndic peut aussi bien être un professionnel (personne physique exerçant en son nom propre ou une société) qu'un non professionnel choisi parmi les copropriétaires. Il doit remplir certaines conditions pour pouvoir exercer sa mission.

Le syndic (professionnel ou non) est le représentant légal du syndicat de copropriétaires.

À ce titre, il est notamment tenu de gérer l'administration et les finances de la copropriété.

Gestion administrative

Le syndic doit assurer la gestion administrative de la copropriété.

Dans ce cadre, il doit :

• établir et tenir à jour une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti,
• établir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, leur état civil et leur domicile ainsi que leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord,
• faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale,
• administrer l'immeuble, assurer sa conservation, sa garde, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires en vue de sa sauvegarde,
• représenter le syndicat de copropriétaires en justice,
• établir et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble,
• procéder à l'immatriculation de la copropriété,
• informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale.

Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote concernant les décisions suivantes :

• souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat),
• délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires (aux frais de ce dernier),
• signature d'un contrat avec le syndic ou toute entreprise ou prestataire qui lui est lié.

Gestion comptable et financière

Le syndic est tenu d'assurer la gestion comptable et financière de la copropriété.

Il doit :

• établir le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires,
• ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat (sauf si l'assemblée générale en décide autrement) sur lequel sont versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. Il doit également ouvrir un compte bancaire séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux.

Le mandat donné au syndic prend la forme d'un contrat dont le contenu et la durée sont réglementés.

Le contrat du syndic fixe :

• la durée de son mandat, sa date de prise d'effet et d'échéance,
• les conditions de sa rémunération,
• et les conditions d'exécution de sa mission.

Tout contrat de syndic nouveau ou renouvelé doit être rédigé :

• en caractère dont la hauteur est d'au minimum celle du corps 8,
• et selon un modèle type réglementaire

  .

La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans renouvelables.

Le renouvellement implique une réélection par une nouvelle décision de l'assemblée générale. Cette durée peut toutefois être réduite à 1 an si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit ou il est lié (employés...) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte.

Dans certains cas, il est possible de révoquer le syndic en cours de mandat.