Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale est réalisé à la fin de chaque séance par le syndic de copropriété.

Il doit être signé par :

• le président de l'assemblée,
• le secrétaire,
• et le ou les scrutateurs.

Les procès-verbaux sont ensuite inscrits les uns à la suite des autres au sein d'un registre spécialement ouvert à cet effet par le syndic de copropriété.

Ce registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être réalisés sous forme électronique et être signés dans les mêmes conditions.

Le syndic doit délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Le procès-verbal doit mentionner les éléments suivants :

• Résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale
• Noms des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision, ainsi que leur nombre de voix
• Réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions
• Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote
• Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou le président de séance de l'assemblée générale en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire

La feuille de présence de l'assemblée générale est annexée au procès-verbal.

La notification des procès-verbaux n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.

Tous les occupants doivent être informés des décisions de l'assemblée générale ayant une influence sur les conditions d'occupation de l'immeuble. Cela concerne, par exemple, les décisions relatives :

• à l'entretien de l'immeuble et aux travaux de toute nature,
• à la présence du personnel ou de prestataires (ménage, entretien de l’ascenseur...).

Ces informations doivent être affichées dans les parties communes.